Description of the Sport Ident Equipment (2012)

Tips    for    organisers how      to    control    SPORTident  Technical    information    about    SPORTident    Equipment Competitor    cards: E­Sticks  There are many different types of SI­Cards (E­Stick). The one we use  in  our  Club  is  SI­Card  8.  The  number  range  is  2.000.000  to  2.999.999.  It  comes in two colours, red or blue with a black tip.    Its data exchange time is 115 ms (millisecond)    Total number of control records, 30 + clear, check,start & finish.  It is compatible with SI­stations 7/8 Control    stations  All  SI  units  can  be  configured  as  Clear,  Check,  Start,  Control  or  Finish.  The  ‘Stay  Active’  time  can  also  be  configured  (the  default  is  2  hours).  This  configuration is done by connecting a unit to a computer via a Main Station.  The  units  are  generally in  Stand­by mode.  However,  when  a  unit  is  punched  (and that first punch takes a relatively long time – 1 second), the unit switches  to  Active  mode.  The  unit  then  operates  normally  until  the  limit  of  the  Stay  Active time is reached. But any  further punches reset that countdown, so the  unit only switches back to Stand­by mode 2hours (or whatever the Stay Active  Time has been set to) after the last person punched it.  There  are  a  four  ‘special’  SI  cards  that  come  with  the  kit.  One  is  a  ‘Service­Off’  card  that  will  manually  switch  a  unit  into  Stand­by  mode.  There is also a ‘Clear Back­up memory’ a ‘Start’ and a ‘Print Results’ card.  The internal clock is  temperature­compensated and is accurate  to about 1  second per day. A special ‘Time Master’ station can be used to synchronise  the clocks in  the control stations, or  they can also be synchronised when  the control stations are ‘connected’    to the computer.  There    are two    types    control    unit currently being manufactured, BSF­8    and    BSF­7: BSF­8  This  is  the  newer  smaller  size  101x51x19  mm  weighing  62  g.  The  lithium battery  typically lasts  3­-5  years. The back­up memory holds  21802  punches and when full, the oldest data is overwritten. There is a display on  the underside showing station type and code (clear, check, control 138 etc)  and clock time. Using the Service­Off card to activate the unit causes other  information to be displayed such as battery  voltage,  firmware version etc.  The batteries can be changed by SPORTident or an agent authorised to do  this.  BSF­7 This is the ‘classic’ larger size 115x62x32 mm weighing 148 g.  It  is  functionally  exactly  the  same  as  the  BSF­8  except  that  the  lithium battery has twice the capacity, typically 4­-7 years.  The    punching    process  The following are    the    stages    of    the punching process:  1.  Competitor    inserts    the E­Stick into the    hole    in    the unit    The    unit    reads    the    competitor’s    E­Stick (this    is    very    quick)                    The  unit  writes  the  control  code  and  time  into  the  competitor’s E­                                        stick (this is the ‘longest’ process)    2.  The  unit  reads  the  competitor’s  E­stick  to  verify  that  it  has  been  written correctly    3.  The unit bleeps and flashes and writes the card number and time into  its back­up memory.    4.  Competitor    withdraws    the E­Stick  Decisions    to    be    made    in    advance  Punching start or timed start. A punching start is more flexible. Note that if  a start time exists in the card, then the results programme will use it. So it  is  possible  to  use  a  timed  start  for  most,  but  allow  those  who  need  flexibility (e.g. officials, split starters etc) to use a punching start.  Punching finish or timed finish. A punching finish is the only practical  solution for large numbers of competitors.  Back­up  pin  punch  or  not.  The  rules  say  a  back­up  pin  punch  ‘should’  be  provided in case of unit  failure. It does add one more  thing  for  the planner to  manage, but it is very annoying for a competitor if the unit won’t work and they  have no way of proving they’ve been at the control. If no pin punch es are  provided, then the organiser has no choice but to believe competitors who claim  that the box didn’t work when they got there. An alternative to a pin punch is a  three­letter code word (DOG, GUN, HAT etc) written on the SI unit.  Procedures  Checking    the    control    sites  In many areas, stakes can be put out a few days in advance, perhaps with  the  flag  collapsed  on  the  ground.  The  controller  can  then  check  the  position of most of the stakes in advance of the competition day.  On the day, the planner and helpers take the boxes out to the control sites.  There is then no need for the controller to visit sites on the day, except for  those few vulnerable ones which could not be placed in advance.  For a club event it should not be necessary for the planner to punch the  control stations as they are put out on the day.    Spare    units  The planner should have a  few spare time­synchronised boxes to hand. They  should have the code with which they have been programmed written on very  unobtrusively so that if one has to be used to replace a faulty unit, competitors  are not confused. Note that the software will allow a replacement control code  to be entered to cater for such eventualities. Spare clear, check and start units  Hour    change  If the event is on the Sunday of the weekend when the clocks change, then  special care must be taken. The control units will not know about the hour  change!  Control    unit    preparation  Before the event, the back­up memory of all the control units should be  cleared. This is should be done by using the SI­Master in extended master  mode thereby setting the time and clearing the memory in one operation.  The synchronisation steps are:  1)  Make sure the computer time is reasonable close to the NZ standard  time then set the Si­Master time to the computer time using the  software SI­Config and the Main Station and coupling stick.  Use the SI­Master in ‘Extended Master’ mode to synchronise all the control  stations.  It is very important that for competitive events (A level) that ‘real’ competitors  do  not  find  the  controls  in  Stand­by  mode.  The  controller,  planner  or  pre­runners must  punch  all  the  controls in  the morning,  and  the  Stay  Active  Time  must  be  set  so  that  the  controls  are  still  active  when  the  first  real  competitor  visits.  (The  default  2 hours is  normally insufficient  and  should be  adjusted; 6 hours will normally be adequate. Note, this adjustment only needs  to be made once; it does not have to be repeated for each event).In any case,  all control sites need visiting on competition day to ensure they are in position  and intact.  The    finish  If a punching finish is used, particular care should be taken to ensure that  the  finish  units  are  synchronised.  The  finish  banner  should  be  placed  in  line with the finish boxes and a control flag must be placed on each stake  to make the finish units visible to a fast­finishing runner.  Results  If a competitor has a missing punch, the first thing to check is whether there is an  extra  punch  on  their  splits  around  the  appropriate  time  with  an  asterisk.  That  indicates  that  they  went  to  the  wrong  control.  (Or  if  it  happens  with  an  early  finishing  competitor,  it  may  mean  the  course  has  been  entered  wrongly  to  the  computer and needs correcting, or a box has the wrong code programmed into it  in which case the replacement control function can be used.)  If  there  is  no  punch  in  the  competitors  card  for  the  correct  control,  and  there  is  evidence  that  the  control  unit  is  functioning  properly  (e.g.  most  other people punched OK there), then the competitor must be disqualified.  Note that other evidence of being at the control is not acceptable, because  the competitor must both visit the control and punch properly. In the case  of SportIdent, punching properly means putting the SI­card in the hole and  getting  the  feedback  (bleep/light).  If  the  back­up  memory  of  the  unit  is  subsequently  read­out,  it  may  well  show  that  the  competitor  was  at  the  control. But normally in such cases, it merely confirms that the competitor  punched  too  fast.  If  the  punching  process  has  not  been  completed,  the  back­up  memory  will  contain  the  card  number  plus  an  error  code  to  indicate that the punching process did not complete. The competitor must  not be reinstated on that evidence. The relevant rule states:  6.5.2  The  control  card,  electronic  or  otherwise,  must  clearly  show  that  all  controls  have  been  visited.  A  competitor  with  a  control  punch  missing  or  unidentifiable  shall  be  disqualified  unless  it  can  be  established  with  certainty  that  the  punch  missing  or  unidentifiable is  not  the  competitor’s  fault  and  that  the  competitor  visited  the  control. In  this  exceptional  circumstance,  other  evidence may  be  used  to prove  that  the  competitor  visited the control, such as evidence from control officials or cameras or readout from the  control unit. In all other circumstances, such evidence is not acceptable.  Page    6 of    Identifying    missing    runners For a purely on­the day entry event where the entries are typed in, then you may  be able to assume that all entrants will start and anyone not finished is still out on  the  course. However,  for  pre-­entry  events, or if  Auto­download  software is  used,  then the check stations must be delivered to the results processing after the last  start so that their back­up memory can be downloaded and the software can then  know who really started. Note that it is very important that the back­up memory of  the check boxes was cleared before  the event. Once  the check boxes have been  downloaded, lists of missing runners can easily be produced.  Results    publication  On    the    afternoon/evening after    the event,    the split    times should be uploaded    to:  •  WinSplits    •  Route Gadget (if    available)    SplitsBrowser    Splits comparisons are very interesting in the few hours and days after the  event, but interest declines rapidly with time.  Winsplits:  In the OR program ­    File > Export > Splits in CSV > write file name and save. Go to  Winsplits website    Click here             1. Select upload split times           2. Select Format …......CSV file 3. Follow the prompts and enter event  Type of event ….........Regional (if you    select Local or Club it will not appear on the opening    web page and readers    will    have    to    search    local    events    to    view.  Upgrades:  Station firmware upgrade: When a new version of firmware is released, this will be  published on the SPORTident website. Instructions for download and and  installation is also available on the website: < Click here

Sport Ident Inventory: Click here

Managing Sport Ident at events    Click here